Het organiseren van een bedrijfsuitje kan een leuke en teambuilding-ervaring zijn, maar het vergt ook de nodige planning en coördinatie. Om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt, hebben we een handige checklist samengesteld die je kunt volgen. Vink elke stap af naarmate je vordert.
Stap 1 - Bepaal het doel van het uitje
▢ Bepaal het doel van het bedrijfsuitje. (denk aan: teambuilding, waardering, erkenning, ontspanning, leren en ontwikkelen, innovatie, creativiteit, netwerken, binding met het bedrijf, motivatie, inspiratie en productlancering)
▢ Stel een realistisch budget op voor het evenement. Neem hierbij in overweging wat het aantal deelnemers is en of je vervoer nodig hebt, catering wenst of extra entertainment wilt.
Stap 2 - Werk je personeelsbestand bij
▢ Controleer je personeelsbestand en verwijder medewerkers die uit dienst zijn.
▢ Voeg nieuwe medewerkers toe en update eventuele veranderingen (denk aan: fysieke beperkingen, verlof en kinderen)
Stap 3 - Kies een geschikte datum en locatie
▢ Neem contact op met medeorganisatoren en personen wiens aanwezigheid cruciaal is voor het evenement om te achterhalen welke data zij beschikbaarheid hebben.
▢ Maak gebruik van online tools zoals datumprikkers of enquêtes om de beschikbaarheid van medewerkers te peilen. Bied meerdere datumopties aan en vraag medewerkers om hun voorkeuren aan te geven. Kies vervolgens de datum met de hoogste beschikbaarheid.
▢ Communiceer de mogelijkheden vroegtijdig om medewerkers voldoende tijd te geven om hun agenda’s te controleren en de datum te reserveren voor het evenement.
▢ Kies een geschikte locatie, rekening houdend met de groepsgrootte, activiteiten en het seizoen.
Stap 4 - Stel een planning op
▢ Maak een gedetailleerde planning met begin- en eindtijden.
▢ Boek benodigde faciliteiten en activiteiten.
Stap 5 - Organiseer activiteiten en entertainment
▢ Selecteer activiteiten die passen bij de interesses en wensen van de groep.
▢ Regel eventuele entertainment, zoals muziek, sprekers of workshops.
Stap 6 - Catering en voeding
▢ Kies een cateringoptie die voldoet aan dieetwensen en allergieën van medewerkers. Vraag alle medewerkers om hun dieetwensen en allergieën tijdig aan te geven. Dit kan gebeuren bij de uitnodiging of via een aparte enquête.
▢ Kies voor een gevarieerd menu met opties die geschikt zijn voor verschillende dieetbehoeften.
▢ Zorg voor voldoende drinken en snacks gedurende de dag.
Stap 7 - Vervoer en logistiek
▢ Regel vervoer indien nodig, zoals busjes of een pendeldienst.
▢ Zorg voor duidelijke instructies over hoe medewerkers op de locatie kunnen komen. Zet een bijvoorbeeld een routebeschrijving in de uitnodiging en de herinneringsmails.
Stap 8 - Promotie en communicatie
▢ Informeer medewerkers ruim van tevoren over het bedrijfsuitje.
▢ Verstuur uitnodigingen op een efficiënte manier, bijvoorbeeld via e-mail of een interne communicatietool.
Stap 9 - EHBO en veiligheid
▢ Zorg voor een EHBO-kit op de locatie. Neem er zelf een mee of informeer bij de locatie of zij er een aanwezig hebben.
▢ Wordt de dag of activiteit uitgevoerd in teams? Zorg dat de Bhv’ers binnen jouw bedrijf goed verdeeld zitten.
Stap 10 - Ontspan en geniet!
▢ Geniet samen met je collega's van het bedrijfsuitje.
Stap 11 - Evaluatie en opvolging
▢ Verzamel feedback van medewerkers na het evenement.
▢ Gebruik de feedback om toekomstige bedrijfsuitjes te verbeteren.
Dit is een basischecklist om je op weg te helpen bij het organiseren van een succesvol bedrijfsuitje.
Heb je vragen of hulp nodig?
Als je nog vragen hebt over het organiseren van een bedrijfsuitje of als je hulp nodig hebt bij de planning, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze deskundige medewerkers. We staan klaar om je te assisteren en je uitje tot een onvergetelijke ervaring te maken. Bel ons op +31 (0)30 657 94 45 voor persoonlijke ondersteuning.
We kijken ernaar uit om je te helpen bij het plannen van een geweldig bedrijfsuitje voor jouw team!
Probeer onze gratis organisatietool - Voor al je bedrijfsuitjes en -feesten
Wist je dat 1001 een krachtige tool heeft om je te ondersteunen bij alle fasen van de organisatie? Met deze tool kun je moeiteloos je personeelsbestand AVG-proof uploaden en bijwerken, professionele uitnodigingen versturen met aangepaste templates, eenvoudig polls aanmaken en versturen om de voorkeuren van je deelnemers te peilen, en een gedetailleerde activiteitenagenda bijhouden en beheren. Het beste van alles? De tool is helemaal gratis! Neem contact met ons op voor aanvullende informatie en inloggegevens.
Laat 1001 je helpen om je evenementen soepel en professioneel te plannen en uit te voeren!